Política de privacidade

Quem responde pelos seus dados

A Reflexo é um produto da Synnov Software LTDA, inscrita no CNPJ sob o número 65.896.642/0001-66. Para qualquer assunto de privacidade, inclusive o exercício dos seus direitos, fale com o encarregado de dados em privacidade@reflexo.health.

Nos dados da paciente, a clínica é a controladora e responde pela relação com ela; a Reflexo atua como operadora, tratando os dados a serviço da clínica e conforme as instruções dela, com uma exceção declarada mais abaixo, a base própria de aperfeiçoamento do modelo, da qual a Synnov é a controladora.

A imagem de rosto é dado sensível

A foto de rosto vinculada a um procedimento é dado pessoal sensível. O tratamento observa base legal própria de dado sensível e o consentimento específico e destacado da paciente, registrado por caso, com a finalidade e a base legal nomeadas. Não há tratamento biométrico: nenhum reconhecimento facial, nenhuma extração de características da pessoa.

Finalidade

Os dados servem para gerar a simulação estética ilustrativa, submetê-la à revisão de uma profissional habilitada e entregá-la à paciente. Não são usados para decidir indicação nem para qualquer análise clínica da imagem.

Segurança e acesso

As imagens ficam em armazenamento privado, acessível apenas pelo servidor e sempre escopado à clínica dona. A paciente e a profissional recebem endereços assinados que expiram por tempo; não há link público sem expiração. A imagem é recodificada na entrada, o que remove metadados como localização e aparelho antes de qualquer armazenamento.

Retenção e eliminação

As imagens do caso são eliminadas 90 dias depois da disponibilização do pacote de encerramento, sem exceção. O registro de que a entrega aconteceu é conservado por mais tempo, mas guarda apenas prova e metadados, nunca a imagem em si.

Aperfeiçoamento do modelo

Com consentimento específico e destacado da paciente, uma cópia do par pode compor a base própria de aperfeiçoamento do modelo, da qual a Synnov é a controladora. Esse consentimento nasce desligado e é um ato afirmativo à parte. A paciente pode revogá-lo a qualquer momento, com efeito para frente, pelo mesmo link de acompanhamento.

Dados das profissionais e da clínica

Para habilitar quem assina as simulações, a clínica cadastra as profissionais com nome, sigla do conselho, número e UF. Número e UF são enviados a um operador externo que consulta a base pública do conselho profissional, com base na execução do contrato com a clínica e no cumprimento de obrigação de conformidade; o cadastro avisa, na tela, que o registro será consultado. Quando não há conselho ou cobertura automática, pedimos o documento de formação (curso, instituição, ano e arquivo), lido de forma automática apenas para confirmar que é documento de formação e que o nome bate com o cadastro. O arquivo fica em armazenamento privado, com hash e metadados em registro próprio, e é conservado pelo tempo do vínculo da profissional com a clínica, mais o prazo do registro dos casos que ela assinou.

No cadastro da clínica, coletamos o CPF ou o CNPJ do contratante para identificação contratual e para a trava de um teste por documento, com base na execução do contrato e em procedimento preliminar a pedido do titular. Esse dado é cadastral, não sensível, é retido pelo prazo da relação contratual e das obrigações legais dela, e não aparece para a recepção.

Atendimento pelo WhatsApp

Atendimento à clínica, pelo nosso número. Quando a sua clínica usar o atendimento pelo WhatsApp pelo número da Reflexo, recebemos o número de telefone, o nome de perfil e o conteúdo das mensagens. Só respondemos a números vinculados e confirmados no portal. A resposta usa dado agregado da conta da clínica, nunca dado de paciente nem imagem. As conversas ficam guardadas por 12 meses. O conteúdo trafega pela Meta, operadora da plataforma WhatsApp, e o provedor de inteligência artificial que nos ajuda a responder atua como suboperador.

Atendimento aos clientes da clínica, pelo número dela. Se a sua clínica conectar o número dela de WhatsApp à Reflexo, a clínica é a controladora dessas conversas e a Reflexo é operadora: tratamos as mensagens apenas para responder em nome dela, segundo as instruções dela. O provedor de inteligência artificial que gera as respostas, a OpenAI, não usa o conteúdo para treinar modelo e o guarda por até 30 dias para monitoramento de abuso, antes de eliminá-lo. As conversas ficam guardadas por 12 meses desde a última mensagem e depois são eliminadas. Também aqui o conteúdo trafega pela Meta, operadora do WhatsApp, e o provedor de inteligência artificial atua como suboperador.

Conversa com o nosso comercial. Quando você fala com o WhatsApp comercial da Reflexo, inclusive pelo botão de conversa dos nossos sites, registramos o seu número de telefone como contato comercial, e as mensagens trocadas servem apenas para marcar a etapa desse contato: não guardamos o conteúdo da conversa. A base legal e o prazo são os do formulário de contato: procedimentos preliminares a um contrato, a seu pedido, e eliminação em 12 meses desde o último contato, se o contato não virar cliente. O conteúdo trafega pela Meta, operadora do WhatsApp.

Cookies e medição de campanha

A medição de campanha roda apenas nos endereços da vertical, onde vive a página de marca (hoje estetica.reflexo.health, e os futuros endereços por vertical). Só nesses endereços, e só com o seu consentimento, carregam cookies e tags de terceiro: Google Tag Manager, Microsoft Clarity e os parâmetros de origem de campanha (UTM). O consentimento nasce negado: nada carrega antes do aceite, e recusar é um clique tão simples quanto aceitar. Este site institucional (reflexo.health) e o produto (app.reflexo.health) não carregam tag de medição nem de publicidade, em hipótese alguma, porque o produto trafega imagem de rosto e dado de saúde. A única peça de terceiro nesses endereços é a verificação contra robôs da Cloudflare (Turnstile), nos formulários de contato, cadastro, pagamento, entrada, recuperação de senha e aceite de convite, e na troca de senha ou de e-mail da conta: a Cloudflare recebe dados técnicos do navegador só para essa verificação de segurança, sem rastreamento. Usamos apenas os cookies estritamente necessários ao funcionamento e à segurança da sessão, sem rastreamento.

Formulário de contato e a agência de marketing

Quando você preenche o formulário de contato da página de marca ou do site institucional (nome, e-mail, WhatsApp e nome da clínica), esses dados são compartilhados com a agência de marketing que opera a mídia da Synnov, para retorno comercial. A base legal é a adoção de procedimentos preliminares a um contrato, a seu pedido; o compartilhamento com a agência é um compartilhamento com operadora de mídia, e por isso está declarado aqui. Um contato que não vira cliente é eliminado em 12 meses. A medição de campanha e a publicidade são tratamento à parte, que só acontece com o consentimento separado que você dá no banner da página de marca, e não se confunde com este contato comercial.

Agendamento de demonstração (Cal.com)

O agendamento de demonstração é operado pelo Cal.com, registrado como operador no Anexo de Tratamento de Dados. Ao marcar um horário, os dados que você informa no agendamento, e os campos já preenchidos a partir do formulário de contato, são tratados pelo Cal.com para marcar e confirmar a reunião, sob a mesma base legal de procedimentos preliminares a um contrato. Um agendamento que não vira cliente segue o mesmo prazo do contato comercial: eliminado em 12 meses.

Formulário de anúncio no Facebook e no Instagram

Quando você responde a um formulário de anúncio da Reflexo no Facebook ou no Instagram, a Meta, que opera essas plataformas, recebe as respostas no formulário dela e as entrega à Synnov: nome, e-mail, WhatsApp, nome da clínica, cidade e as respostas às perguntas do formulário. Usamos esses dados só para o retorno comercial que você pediu, sob a mesma base legal do formulário de contato, a adoção de procedimentos preliminares a um contrato, a seu pedido. Um contato que não vira cliente é eliminado em 12 meses desde o último contato. O que a Meta faz com os dados dentro da plataforma dela segue a política de privacidade da Meta.

Integração com o Google Agenda

Quando a clínica conecta o Google Agenda à Reflexo, pedimos apenas duas permissões: criar uma agenda própria, chamada Reflexo, e gerenciar os eventos dela; e consultar a disponibilidade, ou seja, os horários ocupados, das demais agendas. Não lemos o título, a descrição, os participantes nem qualquer outro conteúdo dos compromissos que não foram criados pela Reflexo.

Usamos esses dados apenas para mostrar dentro do Google Agenda da clínica os atendimentos marcados na Reflexo, refletir na Reflexo as alterações feitas nesses eventos e evitar marcar atendimento em horário já ocupado.

O uso e a transferência, para qualquer outro aplicativo, das informações recebidas das APIs do Google seguem a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado. Os dados obtidos das APIs do Google não são vendidos, não são usados para publicidade, não são lidos por pessoas, salvo com autorização da clínica, por segurança ou por obrigação legal, e não são usados para desenvolver, melhorar ou treinar modelos de inteligência artificial ou de aprendizado de máquina.

A clínica pode desconectar o Google Agenda a qualquer momento pela própria Reflexo, ou revogar o acesso nas permissões da Conta do Google. Ao desconectar, revogamos o acesso junto ao Google e apagamos as credenciais guardadas.

Como pedir a exclusão dos seus dados

Para pedir a exclusão dos seus dados, escreva para privacidade@reflexo.health. Apagamos as imagens do caso e os dados pessoais vinculados a você que não estejam sob guarda obrigatória.

Permanecem retidos, por obrigação legal, os registros que servem de prova e os documentos fiscais: o registro de entrega, que guarda apenas resumo criptográfico e metadados, nunca a imagem, conservado por cinco anos; e as notas fiscais emitidas, pelo prazo que a legislação fiscal exige. Esses registros sobrevivem ao pedido de exclusão por construção, porque não guardam dado sensível.

Confirmamos o recebimento do pedido o quanto antes e respondemos em até 15 dias.

Direitos da paciente

A paciente tem os direitos previstos na LGPD, incluindo confirmação, acesso, correção, eliminação e revogação de consentimento, além do direito de revisão de decisão automatizada. Como nenhuma simulação chega à paciente sem uma profissional revisar e assinar, a decisão nunca é apenas da máquina. O canal para exercer esses direitos é privacidade@reflexo.health.